Προσχέδιο για νομικό έλεγχο
Το παρακάτω κείμενο είναι προσχέδιο εργασίας που περιγράφει πώς το SumWize χειρίζεται τα δεδομένα σήμερα. Δεν έχει ελεγχθεί νομικά και δεν είναι ακόμη η τελική δήλωση απορρήτου: ο νομικός έλεγχος του ιδιοκτήτη θα το ολοκληρώσει, μαζί με τα στοιχεία που σημειώνονται [προς συμπλήρωση].
1. Ποιοι είμαστε
Το SumWize είναι διαδικτυακή υπηρεσία τήρησης βιβλίων για εταιρείες στην Κύπρο. Ο οργανισμός που είναι υπεύθυνος για τα προσωπικά σας δεδομένα, η διεύθυνσή του και η επαφή για θέματα προστασίας δεδομένων: [προς συμπλήρωση].
2. Δεδομένα που χρησιμοποιούμε για την παροχή της υπηρεσίας
Ο λογαριασμός σας: το όνομα, η διεύθυνση email, η γλώσσα σας, μια προστατευμένη (κατακερματισμένη) μορφή του κωδικού πρόσβασης, οι ρυθμίσεις σύνδεσης σε δύο βήματα και οι προτιμήσεις εμφάνισης.
Τα βιβλία της εταιρείας σας: οι εγγραφές, τα έγγραφα, οι επαφές και οι ρυθμίσεις που προσθέτετε εσείς και οι συνάδελφοί σας. Τα αποθηκεύουμε και τα επεξεργαζόμαστε για να παρέχουμε την υπηρεσία στην εταιρεία σας, και τα βλέπουν μόνο όσοι έχουν πρόσβαση από την εταιρεία σας.
Νομική βάση και ρόλοι για αυτά τα δεδομένα (για παράδειγμα, η σύμβαση με την εταιρεία σας): [προς συμπλήρωση].
3. Απαραίτητα αρχεία ασφάλειας και λειτουργίας
Για να λειτουργεί η υπηρεσία και να μένει ασφαλής, κρατάμε πάντα ορισμένα αρχεία, ό,τι κι αν επιλέξετε για τα αναλυτικά στοιχεία χρήσης: συνδέσεις και άλλα συμβάντα ασφάλειας (με την ώρα, τη διεύθυνση IP, το πρόγραμμα περιήγησης και το είδος συσκευής), τις ενεργές συνεδρίες σας και αναφορές σφαλμάτων από τους διακομιστές.
Χρησιμοποιούνται μόνο για τη λειτουργία, την προστασία και τη διόρθωση της υπηρεσίας και κρατούνται χωριστά από τα αναλυτικά στοιχεία χρήσης. Οι συνεδρίες που έληξαν διαγράφονται μετά από 90 ημέρες από προεπιλογή. Περίοδοι διατήρησης για τα υπόλοιπα αρχεία: [προς συμπλήρωση].
4. Προαιρετικά αναλυτικά στοιχεία χρήσης
Σκοπός: να βλέπουμε ποιες οθόνες χρησιμοποιούνται, πού μένει ημιτελής η ρύθμιση, ποιες οθόνες είναι αργές, πόσο συχνά αποτυγχάνουν εισαγωγές ή δεν διαβάζονται έγγραφα (με γενική αιτία), πότε οι οθόνες συναντούν σφάλματα και ποιοι οδηγοί βοήθειας ανοίγουν, ώστε να βελτιώνουμε το SumWize.
Νομική βάση: η συγκατάθεσή σας. Είναι ανενεργά εκτός αν επιλέξετε «Επιτρέπω τα στοιχεία χρήσης», κατά την εγγραφή ή αργότερα στο «Απόρρητο και αναλυτικά στοιχεία» του μενού λογαριασμού σας. Αν δεν επιλέξετε τίποτα ή επιλέξετε «Δεν επιτρέπω», μένουν ανενεργά, και η άρνηση δεν περιορίζει ποτέ τι μπορείτε να κάνετε.
Τι συλλέγεται: μόνο ένας συγκεκριμένος κατάλογος συμβάντων, το καθένα με ορισμένες τιμές: η οθόνη ως πρότυπο (π.χ. /app/sales/[id], ποτέ η εγγραφή), ένα χρονικό εύρος, μια γενική αιτία σφάλματος, το όνομα ενός οδηγού βοήθειας ή ο αριθμός ενός βήματος ρύθμισης. Ποτέ ονόματα, διευθύνσεις email, ποσά, αριθμοί φορολογικού μητρώου ή ΦΠΑ, IBAN, περιεχόμενο εγγράφων, ό,τι πληκτρολογείτε ή οι ερωτήσεις σας στο «Ρωτήστε το AI».
Ψευδωνυμοποίηση: τα συμβάντα δεν φέρουν όνομα, email, αναγνωριστικό χρήστη ή εταιρεία. Κάθε συμβάν φέρει έναν κωδικό που αλλάζει κάθε μέρα, φτιαγμένο μονόδρομα από το αναγνωριστικό σας και ένα τυχαίο ημερήσιο κλειδί· κάθε κλειδί διαγράφεται μετά από δύο μέρες, και από τότε οι κωδικοί εκείνης της μέρας δεν μπορούν πια να συνδεθούν με κανέναν.
Διατήρηση: τα συμβάντα διαγράφονται αυτόματα 13 μήνες μετά την καταγραφή τους. Συλλέγονται και αποθηκεύονται από εμάς, χωρίς ιχνηλάτες τρίτων, χωρίς διαφημίσεις και χωρίς καταγραφή συνεδρίας. Το προσωπικό μας βλέπει μόνο εβδομαδιαία σύνολα, και τα σύνολα από λιγότερα από πέντε άτομα αποκρύπτονται.
Ανάκληση: μπορείτε να αλλάξετε την επιλογή σας οποτεδήποτε στο «Απόρρητο και αναλυτικά στοιχεία» του μενού λογαριασμού σας. Η συλλογή σταματά μόλις αποθηκεύσετε. Τα συμβάντα που έχουν ήδη συλλεχθεί δεν μπορούν να συνδεθούν με εσάς, οπότε δεν μπορούν να εντοπιστούν μεμονωμένα· διαγράφονται όταν συμπληρώσουν 13 μήνες. Κάθε επιλογή σας καταγράφεται, με την ημερομηνία και την έκδοση της επεξήγησης που είδατε.
5. Επεξεργασία με AI
Η ανάγνωση εγγράφων με AI και το μοντέλο AI πίσω από το «Ρωτήστε το AI» είναι ανενεργά από προεπιλογή. Δεδομένα πηγαίνουν σε εξωτερικό πάροχο AI μόνο όταν ισχύουν και τα δύο: έχουμε εγκρίνει τον πάροχο για αυτό το είδος δεδομένων, και ο ιδιοκτήτης της εταιρείας σας έχει ενεργοποιήσει τη λειτουργία AI. Πολλές ερωτήσεις στο «Ρωτήστε το AI» απαντώνται από τα βιβλία σας ή τη βοήθεια χωρίς κανέναν πάροχο AI.
Όταν χρησιμοποιείται πάροχος AI, λαμβάνει μόνο ό,τι χρειάζεται η εργασία: για παράδειγμα, το έγγραφο που διαβάζεται ή την ερώτηση, με το πλαίσιο που χρειάζεται η απάντηση. Δεν χρησιμοποιούμε τα δεδομένα σας για την εκπαίδευση μοντέλων AI, και όπου τα αιτήματα περνούν από υπηρεσία δρομολόγησης, της δίνουμε οδηγία να μη συλλέγει ούτε να κρατά τα δεδομένα για δικούς της σκοπούς.
Οι εγκεκριμένοι πάροχοι, πού επεξεργάζονται τα δεδομένα και οι εγγυήσεις για διαβιβάσεις εκτός ΕΕ: [προς συμπλήρωση].
6. Τα δικαιώματά σας
Μπορείτε να κατεβάσετε αντίγραφο των προσωπικών σας δεδομένων από τη σελίδα «Η ασφάλειά μου», να μας ζητήσετε να τα διορθώσουμε και να ζητήσετε το κλείσιμο του λογαριασμού σας. Όπου η επεξεργασία βασίζεται σε συγκατάθεση, μπορείτε να την ανακαλέσετε οποτεδήποτε, χωρίς να επηρεάζεται ό,τι έγινε πριν.
Μπορείτε επίσης να υποβάλετε καταγγελία στον Επίτροπο Προστασίας Δεδομένων Προσωπικού Χαρακτήρα στην Κύπρο. Πώς να επικοινωνήσετε μαζί μας για τα δικαιώματά σας: [προς συμπλήρωση].